Adjoint(e) à l’accueil et à la logistique

Les Petits Frères ont pour mission d’accueillir et d’accompagner les personnes seules du grand âge, afin de contrer leur isolement, en créant autour d’elles une famille engagée et fidèle jusqu’à la fin de leur vie. Les Petits Frères, est un organisme unique au Québec et actif depuis 55 ans. En 2016-2017, l’organisme a accompagné plus de 1 400 aînés, avec le soutien de 2 000 bénévoles engagés.

Joignez-vous aux Petits Frères et faites partie d’une équipe mobilisée, dynamique et bien établie, dont tous les employés et bénévoles ont à cœur la mission de l’organisme. En œuvrant avec nous,  vous contribuerez à illuminer la vie d’aînés isolés.

Sommaire des fonctions

Sous la supervision du directeur du Domaine Juliette Huot, la personne titulaire du poste a pour principal mandat de fournir un soutien administratif au directeur dans tout ce qui a trait à la logistique entourant les activités d’occupation du Domaine et à son développement. Elle voit à ce que la logistique des séjours se déroule de façon à ce que les responsables de séjour aient tout ce dont ils ont besoin pour rendre le séjour inoubliable pour les Vieux Amis. Elle soutient la logistique de réservation des activités locatives du Domaine et effectue d’autres tâches connexes.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Logistique des séjours des Vieux Amis

  • Confirme les présences prévues aux différents séjours avec les équipes en région
  • En collaboration avec les responsables de séjour et les équipes régionales, prends note des besoins particuliers entourant les séjours des Vieux Amis, les appuient dans la planification et la préparation et voit à ce que tout soit en place au moment de leur arrivée
  • Soulève de façon proactive au directeur les confirmations de séjours des Vieux Amis transmis par les équipes et les besoins particuliers transmis par les responsables de séjour et les équipes régionales
  • Effectue l’attribution des chambres, en collaboration avec le responsable de séjour
  • Collabore, avec le conducteur, à la logistique de transports des Vieux Amis
  • Répond aux besoins logistiques ponctuels
  • Offre un accueil chaleureux aux Vieux Amis et aux bénévoles à leur arrivée

Logistique de location

  • Répond aux demandes des personnes et organismes désireux de louer le Domaine
  • Tient à jour le calendrier des réservations et soulève les enjeux au directeur
  • Offre un accueil chaleureux aux clients, fait faire la visite du Domaine et explique le fonctionnement de la maison
  • Répond aux besoins logistiques ponctuels des clients

Gestion financière et administrative

  • Transmet à la comptabilité toutes les informations nécessaires à la facturation et effectue les suivis des paiements
  • Effectue les suivis pour la facturation des clients à la location
  • Collabore à la reddition des comptes payables et recevables; notamment la petite caisse et les rapports de dépenses
  • Effectue son travail dans le respect des politiques et directives en vigueur

Autre

  • Assure un soutien dans les relations avec les équipes en région, les responsables de séjours, les partenaires et la clientèle
  • Effectue des recherches et prépare des dossiers en vue du démarchage de clients potentiels à la location du Domaine
  • Contribue à la logistique des activités de financement
  • Collabore au travail d’équipe de tous les secteurs
  • Maintient une bonne collaboration avec les responsables de séjour
  • En collaboration avec l’équipe du Domaine et les responsables de séjour, apporte un soutien aux bénévoles de séjour
  • Effectue divers travaux de soutien administratif
  • Effectue la logistique entourant l’organisation d’événements

Qualifications

  • Diplôme d’études collégiales en technique de bureautique
  • Minimum de 2 années dans des fonctions similaires
  • Expérience en soutien administratif dans le secteur de l’hôtellerie, un atout
  • Entregent, capacité à entretenir de bonnes relations avec les autres
  • Aptitude à l’écoute et bon jugement
  • Aptitude à travailler en équipe
  • Sens de l’organisation et des priorités
  • Autonomie et débrouillardise
  • Aptitude à travailler sur plusieurs dossiers à la fois
  • Minutie et discrétion
  • Très bonne connaissance du français et de l’anglais parlé et écrit
  • Très bonnes connaissances des logiciels Word, Excel

Conditions d’emploi 

  • Poste situé à Oka, au Domaine Juliette Huot
  • Poste temporaire, jusqu’en décembre 2018
  • Poste à temps partiel, à 4 jours par semaine (28 heures)
  • Gamme d’avantages sociaux compétitifs
  • Salaire concurrentiel selon la formation et l’expérience

Comment postuler

Les personnes intéressées peuvent faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation à l’adresse recrutement@petitsfreres.ca avant le 24 avril 2018. Veuillez indiquer « adjoint(e) à l’accueil et à la logistique » dans l’objet du courriel.

Nous remercions à l’avance toutes les personnes qui poseront leur candidature; nous communiquerons toutefois seulement avec celles et ceux dont le dossier a été retenu.

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