Organiser une activité de collecte de fonds

944417_516881651712286_1795633701_nOrganiser un événement de financement ou une collecte de fonds est un merveilleux engagement pour les Petits Frères, et nous nous tenons à votre disposition pour vous soutenir tout au long des étapes organisationnelles.

Voici des renseignements pour vous aider à organiser un événement de financement.

Avant de planifier ou de tenir un événement spécial au nom des Petits Frères, merci de nous contacter afin d’évaluer votre projet :

Caroline Sauriol 
csauriol@petitsfreres.ca
514 527-8653 poste 229

Il est important également de prendre connaissance du contenu de cette page avant de se lancer dans votre projet.

Les questions à se poser :

Fernad B. et MarcelAvant de choisir un événement, vous devez penser à toutes les tâches requises pour en assurer la réussite. Pensez également à télécharger notre formulaire de création d’événement qui vous aidera à vous poser les bonnes questions en suivant le lien : Evénement-de-tierce-partie. Un outil pratique pour évaluer et planifier des événements spéciaux consiste à répondre aux questions suivantes

 

 

Pourquoi

  • Pourquoi choisir cet événement? (Pour offrir une visibilité à mon entreprise, cette cause est importante au sein de ma communauté, apporter une visibilité à l’organisme, l’objectif visé, l’amour du sport…)

Quoi

  • Quel est le type d’événement? (sportif, culturel, bal, collecte de vêtements, vide grenier…)
  • Quel budget est alloué,en argent, en temps et en ressources humaines?
  • Quelles tâches doivent être exécutées avant l’événement?
  • Qu’est-ce qui doit être fait le jour même de l’événement?

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  • Qui va vous aider?
  • Quelle est votre clientèle cible?
  • Qui allez-vous solliciter pour démarcher des nouveaux participants.

Quand

  • Quel est le moment propice pour l’événement?
  • Quelles autres activités ont lieu dans la communauté ce jour-là ?

  • Où aura lieu l’événement?
  • Comment l’organisez-vous?
  • Doit-on demander des permis?

Démarquez-vous: soyez rassembleur.

La plupart des événements nécessitent une publicité locale et si vous pouvez rassembler un groupe d’amis, des membres de votre famille, votre entreprise ou des bénévoles qui participeront à l’événement, vous aurez plus de chance d’atteindre vos objectifs. Réfléchissez et estimez le nombre de participants et comment vous irez les chercher. Commencez par votre cercle de relations les plus proches.

Voici quelques idées d’événements spéciaux:

  • souIMG_3085per-bénéfice, pique-nique géant, atelier culinaire
  • événement sportif (cycliste, marathon, golf, quilles…) avec la possibilité de créer des équipes d’entreprises
  • concert, spectacle
  • encan silencieux
  • soirée thématique, Halloween, Saint-Valentin, bal
  • danse-o-thon, berce-o-thon, tricot-thon
  • collecte de menue monnaie lors d’autres événements
  • vente d’articles d’artisanat, vente de garage
  • bingo

L’étape la plus importante : la planification

  • établissement du calendrier – rétroplanning Exemple de planning d’événements
  • réservation d’un espace
  • demande de commandite de dons, de produits, d’argent ou de services
  • arrangements pour le spectacle/divertissement
  • médias et publicité
  • création des billets, d’affiches, d’invitations, etc.

À faire/À éviter

À faire :

  • Première des vérifications : la légalité et la sécurité de l’événement,
  • Demandez conseil et vérifiez auprès de votre municipalité si vous avez besoin d’une permission ou d’un permis, ou encore si des mesures particulières doivent être prises en matière de santé et de sécurité (disposition d’une rue, besoin de prévenir les autorités, présence de surveillance de sécurité, permis de servir de l’alcool, etc.)
  • Communiquez avec les services policiers si vous désirez organiser un événement à l’extérieur, vous aurez besoin d’une autorisation de présence dans un lieu public, de bloquer une rue etc.
  • Pensez aux premiers soins
  • Conservez les noms et adresses des donateurs pour accuser réception de leur don ou leur faire parvenir un reçu lorsqu’applicable grâce au formulaire de réception des dons.

À éviter :

  • Toute activité dangereuse ou illégale.
  • Servir de l’alcool ou organiser un jeu-loterie sans autorisation.
  • Utiliser le logo ou le nom de l’organisme des Petits Frères avant acceptation écrite de l’organisme.
  • Se lancer dans des réservations ou des paiements avant d’avoir contacté l’organisme et rempli le formulaire.

Nous nous ferons un plaisir de vous aider dans votre communication en vous proposant du matériel de notre organisme. Affiches, dépliants, affichettes…n’hésitez pas à nous faire part de vos besoins afin de trouver des solutions ensemble.

 

Les règles à suivre :

  • L’organisateur viendra au bureau des Petits Frères pour au moins une rencontre avec un représentant du financement afin de discuter des détails de l’événement.
  • Tous les frais liés à l’activité incombent à l’organisateur. L’organisme les Petits Frères n’assume aucune responsabilité à cet égard et encourage l’organisateur à se faire financer les biens et services par l’intermédiaire de commandites.
  • L’organisateur ne peut en aucun cas solliciter des biens ou services en tant que représentant des Petits Frères.
  • L’organisateur fournit l’ensemble du personnel ou des bénévoles nécessaires à son activité de collecte de fonds. L’organisateur tient à couvert et indemnise l’organisme les Petits Frères, ses salariés, ses administrateurs, ses dirigeants et ses bénévoles de toute réclamation, poursuite et motif d’action découlant de son événement.
  • L’organisateur doit acquérir et détenir tous les permis, licences et autorisation légales ainsi que les certificats d’assurances requis le cas échéant.
  • L’organisme Les Petits Frères ne fournira aucune liste ou information confidentielle concernant ses donateurs.
  • L’organisateur de l’activité recueille les dons des participants et les remets à l’organisme Les Petits Frères. Les chèques doivent être émis à l’ordre de Les Petits Frères.

Merci de votre contribution, de votre engouement et de vos projets, car ensemble nous offrirons des moments de bonheur aux personnes du grand-âge isolées.

Vous souhaitez vous impliquer ?